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document是什么意思(英文邮件怎么翻译)

导读


邮件发错之后,应该如何纠正呢?






文_芬哥











外贸人的日常工作离不开邮件,但关于邮件的几个“知识”你知
2023-03-22T11:34:50

邮件发错之后,应该如何纠正呢?

文_芬哥

外贸人的日常工作离不开邮件,但关于邮件的几个“知识”你知道吗?

英文邮件错误发送后,如何纠正


写邮件有时候忘记检查了,直接发送了,突然发现有些地方弄错了,如拼写错误、数字弄错了,附件发错了,发件人写错了, 这时候得要重新发一封邮件过去纠正 ,这种邮件怎么写呢?


中文直接说“以这封邮件为准”就搞定,我们首先说说英文怎么翻译“ 以…...为准 ”?


其实英文里并不存在完全一对一的翻译,因为“以…为准”是中文特色的表达,英文只能意译,在不同语境里的翻译不同。


首先,一定要有的一句话是:


  • Please disregard my previous email.请忽略我上一封邮件。


然后写原因:


  • as I made some mistakes regarding …因为…...地方有些错误......


然后告诉对方:


  • This email is the corrected one. /
  • The corrected information is below.正确邮件如下。


如果你要强调“ 请参照此封邮件 ”可以说:


  • Please go to / refer to this email for the correct information instead.


以下是老外的一些范文,供参考:


  • Please disregard my previous email as it was sent prematurely without being finished. Please refer to this one instead.
  • I made the mistake of clicking send before finishing the email, so please disregard the previous one. Sorry for the confusion!
  • Sorry, I pressed the "send" before correcting typos. The corrected message is the following :


最后,纠正邮件后,一定一定要注意的是, 主题也要做相应的修改


因为两份邮件的主题是一样的,收件人可能看了第一封邮件后就忽略了第二封邮件,所以第二封邮件一定要在主题里做标识,提醒收件人这是一封纠正邮件。


可以在主题后面用小括号标注


  • (corrected version for )
  • (corrected information)


年轻老外:写邮件不讲武德


作为第二语言学习者,我们写英语会按照要求的格式来写,老一辈的老外基本也是按照这种规范来,但据我观察, 年轻一代英语母语者由于偷懒,会犯以下规范性错误 。大多数是因为直接说出来并不需要顾及这些符号,所以能省则省。


1 . 所有的合成词从不用连字符,直接用空格略过。


这是最令人困惑的地方,如果不熟悉这种写法,会发现句子结构混乱,不知道凭空出现的动词是怎么回事,如:


  • get your buy in / my take away / some take home thoughts


2 . 所有格符号(就是单引号')常常偷懒省略,如


  • Its going to rain / todays newspaper / 5 years experience


3 . 首字母缩写词常常忘记里面已经包含的名词,如


  • ATM machine(M已经是machine)
  • PIN number(N已经是number)
  • GPS system(S已经是system)
  • LCD display(D已经是display)


4 . 落款的姓名不大写,据说是因为小写更加活泼轻松一些。如


  • peter lewis


5 . me和 I 分不清。比如奥巴马就说过


  • This is a very personal decision for Michelle and I.


6 . 还有时间,不写冒号。比如


  • 200p是指2:00 pm。


刚开始不明白,通知我开会差点错过。有些客户的订单数量是10.000pcs,一开始我以为是10pcs,原来是10,000pcs。


求你:别在邮件里写word、excel、ppt


在中文习惯里,我们常常把word文件叫word,excel文件叫excel,ppt文件叫ppt。但英语里, 你可千万别这样说



  • 第一,因为word只是一个做word文档的软件,excel只是做excel工作表的软件,PPT也只是做PPT演示文稿的软件。你不能用这个软件名来代替这个软件生成的文件。
  • 其二,如果你直接说WORD, EXCEL, PPT,你叫苹果用户情何以堪,因为苹果也有自己的办公套件叫iWorks,分别叫Pages(文字处理), Numbers(表格), Keynotes(幻灯片)。


那么在英文邮件中这几个怎么表述?


  • WORD文档叫 document。


如果是微软的就叫word document,苹果的 pages document。这里要说明一下,此处的document是狭义的document,特指文字处理软件生成的document,实际上还有广义的document,后面再详细说。


  • EXCEL工作表叫spreadsheet。


大家可能熟悉sheet是表,但看到 spreadsheet就突然不知道是什么了 ,因为不明白spread是何意,也不知道为什么要有这个词。


这里的spread是“展开”的意思,区别于“折叠”,这来源于电子表格还没有发明的年代,那时会计记账本会把左右两页拼起来作为一整页来记账,这就是spread,不是fold,这样的表就叫 spreadsheet


进入电子表格时代,所有的数据都在一张表上铺开了,就更不用记录在多张表里一页一页去翻了,所以就继续叫 spreadsheet


  • PPT演示文稿叫presentation。


就是用来“演示”的。如果是微软的就叫powerpoint presentation,苹果的叫keynote presentation。这两个名字都取得挺好。


  • powerpoint -> make your point powerful
  • keynote -> the central idea of a book, a speech, etc.


还可以叫deck,还有叫slides的,就是“幻灯片”。


最后来说一下document这个词的狭义和广义的意思。


狭义上 document是指由文字处理软件如Word, Pages生成的文档,是以文字为主的文件。


广义上 ,所有用来记录信息(供人参考)的文件都叫document,所以docx、xlsx、 pptx、pdf文件都可以叫document,甚至连jpg、png等图片都可以叫document。


那document 和 file有什么区别呢


file是用来存档的 ,从它的动词file(把......归档)就可以看出来。电脑硬盘里的任何文件,都叫file,因为它们是“存”在硬盘里。


但电脑上不是所有的file都叫document, 只有记录信息供人读取的file才叫document ,而你的软件(以exe结尾)就不是document,只能是executable file(可执行文件)。


  • file是用来存档的。
  • document是用来记录信息的。


你和客户说,附件是......可以有以下两种说法,都没错。


  • The atttached file is ...
  • The attached document is ...


更推荐第二种说法,因为file只能说明它是电脑上的一个文件,没有任何针对性,而document表示这里面有“信息”。


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